Untuk kirim paket ke luar negeri dari toko online, alurnya ada tujuh langkah: pastikan barang boleh masuk ke negara tujuan, timbang dan ukur paket untuk menghitung berat volumetrik, kemas dengan aman, siapkan invoice dan deskripsi barang yang jelas, deklarasikan nilai dengan jujur, sepakati siapa yang menanggung bea masuk, lalu kirim nomor resi ke pembeli dan pantau pelacakan sampai paket diterima. Langkah yang dilewati biasanya muncul lagi sebagai paket tertahan, biaya tambahan, atau pembeli yang kecewa.
Bagian akhir artikel membahas cara mencatat status pengiriman di sistem pesanan supaya tim tidak perlu mengecek resi satu per satu.
Alur kirim paket ke luar negeri dari pesanan masuk
- Pesanan masuk dan dibayar. Pastikan alamat, kode pos, dan nomor telepon dengan kode negara lengkap.
- Cek barang dan negara tujuan.
- Timbang, ukur, dan hitung ongkir.
- Kemas paket.
- Siapkan dokumen.
- Serahkan ke kurir dan catat resi.
- Pantau sampai diterima.
Cek dulu apakah barang boleh dikirim
Setiap negara punya daftar barang yang dilarang atau dibatasi, dan jasa ekspedisi luar negeri biasanya menambah daftar sendiri. Kelompok yang sering bermasalah: makanan, kosmetik dan suplemen, obat, baterai litium, cairan mudah terbakar, parfum, dan barang bermerek tiruan.
Cara mengeceknya:
- Minta daftar barang terlarang dan terbatas per negara tujuan dari kurir internasional atau forwarder yang Anda pakai.
- Buka situs resmi bea cukai atau otoritas impor negara tujuan untuk aturan barang kiriman dan izin khusus, misalnya untuk makanan atau kosmetik.
- Untuk aturan ekspor dan barang kiriman dari Indonesia, cek situs resmi Bea Cukai.
Simpan hasil pengecekan di katalog produk, misalnya kolom “boleh ekspor” dan daftar negara yang diblokir. Checkout lalu bisa menolak kombinasi yang tidak mungkin dikirim sebelum pembeli membayar.
Berat aktual dan berat volumetrik
Ongkir internasional dihitung dari angka yang lebih besar antara berat aktual dan berat volumetrik. Berat volumetrik mewakili ruang yang dipakai paket di pesawat atau kontainer. Rumus umumnya: panjang × lebar × tinggi dalam sentimeter, dibagi angka pembagi. Pembagi ditentukan penyedia layanan dan sering berupa 5.000 atau 6.000, jadi pastikan angka yang dipakai mitra Anda.
Contoh dengan pembagi 5.000: kardus 40 × 30 × 20 cm berisi pakaian seberat 2 kg punya berat volumetrik 24.000 / 5.000 = 4,8 kg. Yang ditagih adalah 4,8 kg, biasanya dibulatkan ke atas sesuai aturan penyedia, bukan 2 kg. Inilah alasan barang ringan tetapi besar terasa mahal ongkirnya.
Untuk menekan berat volumetrik, pakai kardus yang pas dengan barang, atau poly mailer untuk pakaian. Simpan berat dan dimensi kemasan setiap produk di sistem agar ongkir di checkout mendekati tagihan sebenarnya.
Kemasan untuk perjalanan jauh
Paket internasional berpindah tangan berkali-kali dan bisa dibuka untuk pemeriksaan. Beberapa kebiasaan yang membantu:
- Gunakan kardus baru atau yang masih kokoh, lalu isi ruang kosong dengan bubble wrap atau kertas agar barang tidak bergeser.
- Bungkus barang pecah belah satu per satu dan beri jarak dari dinding kardus.
- Masukkan cairan ke plastik tertutup terpisah agar tidak membasahi barang lain bila bocor.
- Rekat dengan lakban pola H di sisi atas dan bawah.
- Tempel label alamat dan dokumen di sisi yang rata, dan masukkan salinan invoice di dalam paket.
Dokumen: invoice, packing list, dan deskripsi barang
Untuk kirim barang ke luar negeri, dokumen yang hampir selalu dibutuhkan adalah commercial invoice, atau proforma invoice untuk barang yang tidak dijual seperti sampel. Packing list diperlukan bila satu kiriman berisi banyak jenis barang atau beberapa koli.
| Dokumen atau data | Isi utama | Catatan |
|---|---|---|
| Commercial invoice | Data pengirim dan penerima, daftar barang, jumlah, nilai satuan, total nilai, mata uang, negara asal barang | Dasar perhitungan bea masuk di negara tujuan |
| Packing list | Isi tiap koli, berat, dan dimensi | Memudahkan pemeriksaan kiriman banyak koli |
| Deskripsi barang | Nama barang yang spesifik beserta bahannya | Hindari kata umum seperti “hadiah” atau “barang” |
| Kode HS | Kode klasifikasi barang | Enam digit pertama seragam secara internasional |
Deskripsi yang kabur adalah penyebab umum paket tertahan. Tulis “kaus katun lengan pendek pria” alih-alih “pakaian”, atau “tas kulit sapi” alih-alih “aksesori”.
Kode HS (Harmonized System) dipakai bea cukai di banyak negara untuk mengelompokkan barang. Enam digit pertamanya sama di semua negara pengguna sistem ini, sedangkan digit berikutnya ditambahkan oleh tiap negara. Cari di buku tarif negara tujuan atau situs Bea Cukai, atau minta bantuan forwarder. Simpan kode HS di data produk agar invoice bisa dibuat otomatis dari pesanan.
Deklarasikan nilai barang dengan jujur
Nilai di invoice harus sesuai harga yang dibayar pembeli. Jangan menurunkan nilai atau menulis “hadiah” untuk barang yang dijual. Bea cukai negara tujuan bisa membandingkan nilai dengan harga pasar, meminta bukti pembayaran, menahan paket, atau mengenakan denda. Nilai yang terlalu rendah juga memperkecil klaim asuransi Anda.
Isi paket pun harus sesuai dengan yang tertulis di dokumen. Bila ragu sebuah barang boleh dikirim, tanyakan ke penyedia layanan sebelum memasukkannya ke paket.
Bea masuk ditanggung siapa: DDP atau DDU
Bea masuk, pajak impor, dan biaya penanganannya ditentukan oleh negara tujuan. Besaran dan batas bebas bea berbeda di tiap negara dan bisa berubah, jadi cek di situs resmi otoritas negara tujuan atau minta estimasi dari penyedia layanan. Setelah itu, tentukan siapa yang membayar:
- DDP (Delivered Duty Paid): penjual menanggung bea dan pajak, sehingga pembeli menerima paket tanpa tagihan tambahan. Anda perlu memasukkan estimasi bea ke harga atau ongkir, dan layanan ini tidak tersedia untuk semua negara.
- DDU (Delivered Duty Unpaid): pembeli membayar bea dan pajak saat paket tiba. Dalam Incoterms versi terbaru istilah resminya DAP, tetapi banyak penyedia layanan masih memakai sebutan DDU. Ongkir terlihat lebih murah, tetapi pembeli yang kaget dengan tagihan bisa menolak paket.
Apa pun pilihannya, tulis dengan jelas di halaman produk dan checkout. Kalimat sederhana seperti “Harga belum termasuk bea masuk dan pajak negara tujuan, yang dibayar penerima saat paket tiba” mencegah banyak keluhan dan paket yang ditolak.
Pelacakan dan notifikasi ke pembeli
Pembeli luar negeri menunggu lebih lama, jadi mereka lebih sering bertanya. Kirim email atau pesan berisi nomor resi dan tautan pelacakan segera setelah paket diserahkan. Setelah itu, cukup kirim notifikasi pada momen penting: paket berangkat dari Indonesia, tiba di negara tujuan, sedang diperiksa bea cukai, dalam pengantaran, dan diterima. Nomor resi kadang berganti saat paket diserahkan ke kurir lokal, jadi tampilkan kedua nomor bila ada.
Retur dan paket yang gagal terkirim
Retur internasional mahal dan lambat. Tetapkan kebijakan sejak awal:
- Siapa yang menanggung ongkir retur, dan dalam kondisi apa: barang rusak, salah kirim, atau pembeli berubah pikiran.
- Untuk barang bernilai kecil, apakah lebih masuk akal mengembalikan dana atau mengirim pengganti tanpa meminta barang kembali.
- Apa yang terjadi bila paket ditolak atau tidak diambil: dikembalikan ke pengirim atau dimusnahkan. Tanyakan opsi dan biayanya ke penyedia layanan.
Mencatat status pengiriman di sistem pesanan
Begitu pesanan luar negeri bertambah, mengecek resi satu per satu tidak lagi praktis. Simpan status pengiriman sebagai data terstruktur, bukan catatan bebas. Status berikut cukup untuk kebanyakan toko:
| Status | Arti |
|---|---|
| SIAP_KIRIM | Paket dan dokumen lengkap, menunggu diserahkan |
| DISERAHKAN | Paket diterima penyedia layanan, resi terbit |
| DALAM_PERJALANAN | Paket menuju negara tujuan |
| PEMERIKSAAN_BEA_CUKAI | Paket diperiksa di negara tujuan |
| DALAM_PENGANTARAN | Paket dibawa kurir lokal ke alamat penerima |
| DITERIMA | Paket sampai di penerima |
| BERMASALAH | Tertahan, alamat salah, atau ditolak |
| DIKEMBALIKAN | Paket dalam perjalanan kembali ke pengirim |
Simpan juga riwayat setiap perubahan status beserta waktunya, karena dari situ Anda bisa melihat paket yang terlalu lama di satu tahap. Data status bisa datang dengan dua cara: penyedia layanan mengirim pembaruan ke sistem Anda, atau sistem Anda menanyakan status secara berkala. Kelebihan dan kekurangan keduanya dibahas di artikel webhook vs polling.
Panggilan ke API pelacakan kadang gagal atau dibatasi. Jangan langsung menandai paket bermasalah hanya karena satu panggilan gagal; ulangi dengan jeda yang makin panjang seperti dijelaskan di artikel retry dan exponential backoff. Terakhir, buat laporan berisi paket yang statusnya tidak berubah lebih dari beberapa hari agar tidak ada pembeli yang menunggu tanpa kabar.
FAQ
Berapa lama kirim paket ke luar negeri?
Tergantung layanan dan negara tujuan. Layanan udara ekspres umumnya hitungan hari, layanan udara ekonomis bisa satu sampai beberapa minggu, dan laut lebih lama lagi. Tampilkan estimasi dari penyedia layanan, bukan janji pasti.
